درسنامه آموزشی کاربر اتوماسیون اداری (نرم افزار Word)
واحد کار 4: توانایی طراحی صفحههای سند
درس اول
هدف کلی واحدکار
توانایی طراحی صفحههای سند
هدفهای رفتاری
- تعیین اندازه کاغذ
- تنظیم حاشیههای صفحه
- ایجاد تصویر پس زمینه
- ایجاد متون چند ستونی
مقدمه
واژهپرداز Word گزینههای مختلفی از چیدمان (Layout) و قالببندی صفحه را ارائه میدهد که بر نحوه نمایش محتوا تأثیر میگذارند. با توجه به نحوه نمایش سند، میتوانید جهت صفحه، اندازه کاغذ و حاشیه صفحه را سفارشی کنید. در این واحدکار با چگونگی تنظیمات صفحه آشنا میشوید.
گزینههای گروه Page Setup
از گزینههای این گروه برای تعیین سایز کاغذ (...,A4, A3, A5)، فاصله متن از کنارههای کاغذ، جهت کاغذ و... استفاده میشود. از زبانه Layout گروه Page Setup را انتخاب کنید تا تنظیمات این مجموعه نمایش داده شود.
اندازه کاغذ (Size) 
برای ایجاد یک سند متنی، باید اندازه صفحهای که قرار است متن در آن چاپ یا نمایش داده شود را بدانید. مسلماً اندازه صفحه یک کتاب کودک با یک پایاننامه دانشگاهی و یا یک نامه اداری متفاوت است. تغییر اندازه صفحات سند پس از تایپ مطالب، ممکن است محتوا را به هم بریزد، بنابراین بهتر است که در ابتدای شروع کار، اندازه صفحات سند را مشخص کنید.
اندازه صفحه (Size)
از گروه Page Setup روی گزینه Size کلیک کرده و از لیست بازشو اندازه صفحه مورد نظر خود را انتخاب کنید.
جهت صفحه (Orientation) 
با استفاده از گزینه Orientation میتوانید جهت صفحه را بهصورت افقی (Landscape) و یا عمودی (Portrait) تعیین کنید.
حاشیه صفحه (Margins)
به فاصله بین متن و لبههای صفحه، حاشیه (Margin) میگویند. با استفاده از گزینه Margins فاصله بین متن و لبههای صفحه از چهار طرف (بالا، پایین، چپ و راست) تعیین میشود. انواع مختلفی حاشیه از پیش تعریف شده، در نرمافزار Word وجود دارد و همچنین شما امکان تعیین حاشیه به اندازه دلخواه را دارید. برای دسترسی به تنظیمات حاشیه، گزینه Margins را از گروه Page Setup انتخاب کنید.
| تنظیمات حاشیه (Margin) | |
| اندازه حاشیه بالا | Top |
| اندازه حاشیه پایین | Bottom |
| اندازه حاشیه چپ | Left |
| اندازه حاشیه راست | Right |
| اندازه شیرازه | Gutter |
| محل قرارگیری شیرازه | Gutter Position |
فعالیت کارگاهی (صفحهٔ 67 کتاب درسی)
در سند Test، حاشیه سمت راست و چپ صفحات سند را 2/5 سانتیمتر، بالا 3 و پایین 2 سانتیمتر درنظر بگیرید. همچنین شیرازه را از سمت راست به میزان 0/2 سانتیمتر انتخاب کنید.
چندستونی کردن متن (Columns)
بعضی اوقات متن سند بهتر است بهصورت ستونی نمایش داده شود. ستونها به بهبود خوانایی متن کمک میکنند. برخی از انواع اسناد مانند: مقالات روزنامه، خبرنامهها و بروشورها اغلب بهصورت ستونی نوشته میشوند. Word همچنین به شما امکان میدهد عرض ستونهای خود را تنظیم کنید. برای چند ستونی کردن متن از روش زیر استفاده کنید:
1- در سربرگ Layout، از گروه Page Setup گزینه Columns را انتخاب کنید.
2- تعداد ستونهایی که میخواهید ایجاد کنید را انتخاب نمایید.
3- متن بهصورت ستون در میآید.
4- گزینههای انتخاب ستون، محدود به منوی کشویی که ظاهر میشود، نیست. برای دسترسی به کادر محاورهای ستونها More Columns را در پایین منو انتخاب کنید.
حذف حالت ستونی متن
برای حذف قالببندی ستون، مکاننما را بر روی محلی از ستون قرار دهید، سپس بر روی دستور Columns در سربرگ Layout کلیک کرده و از منوی کشویی که ظاهر میشود، حالت تک ستونی را انتخاب کنید.
فعالیت کارگاهی (صفحهٔ 68 کتاب درسی)
متن زیر را در سه ستون بنویسید.
زنگ خورد
ناظم صبح آمد سر صف
توی برنامه صبحگاهی
رو به خورشید گفت:
باز هم دفتر مشق دیروز خط خورد
و کتاب شب پیش را
ماه با خودش برد.
آی خورشید
روی این آسمان
روی تخته سیاه جهان
با گچ نور بنویس:
زیر این گنبد گرد و کور و کبود
آدمیزاد، هرگز
دانشآموز خوبی نبود.
(عرفان نظر آهاری)
پسزمینه صفحات سند (Background)
زمینهٔ صفحات سند، Background نامیده میشود. گاهی برای ایجاد یک کارت تبریک، برگهٔ تبلیغاتی و یا کتاب داستان کودکان، نیاز است که رنگ زمینه صفحات سند را تغییر داده یا تصویری را به عنوان پسزمینه قرار دهید. نرمافزار Word این امکان را در اختیار شما قرار میدهد.
تغییر رنگ زمینه سند (Page Color)
برای دسترسی به رنگهای زمینه، از سربرگ Design، در قسمت Page Background، گزینه Page Color را انتخاب کنید.
میتوانید یکی از رنگهای موجود را برای رنگ زمینه انتخاب کنید و یا با استفاده از گزینه More Color به رنگهای بیشتری دسترسی داشته باشید.
برای انتخاب پسزمینه با جلوههای ویژه، کافیست گزینهٔ Fill Effects را انتخاب کرده و یکی از گزینههای: طیف رنگ (Gradient)، بافت (Texture) و هاشور (Pattern) را از پنجره باز شده انتخاب کنید.
از سربرگ Picture در شکل زیر میتوانید زمینه صفحه را با عکس موردنظر خود، پرکنید.
ایجاد زمینه Watermark
به متن یا تصاویر شفاف و کمرنگی که در زمینه صفحه ظاهر میشوند، Watermark میگویند. برای ایجاد یک Watermark:
- از سربرگ Design، در قسمت Page Backgrounds، گزینه Watermark را انتخاب کنید.
فعالیت کارگاهی (صفحهٔ 71 کتاب درسی)
یک فایل جدید با رنگ صفحات آبی ایجاد کنید. یک متن را بهصورت Watermark روی صفحه ظاهر نمایید.
واژهنامه
| پسزمینه | Background | جهت | Orientation |
| چند ستونی | Columns | چیدمان صفحه | Page Layout |
| شیرازه | Gutter | تنظیمات صفحه | Page Setup |
| ارتفاع | Height | عمودی | Portrait |
| افقی | Landscape | پهنا | Width |
| حاشیه | Margin | ||
آزمون تئوری (صفحهٔ 72 تا 73 کتاب درسی)
معادل گزینههای «ستون الف» را از «ستون ب» انتخاب کنید.
«ستون الف»
1- شیرازه
2- ارتفاع
3- حاشیه
4- جهت
«ستون ب»
الف) Margin
ب) Orientation
ج) Gutter
د) Portrait
هـ) Height
درستی یا نادرستی گزینههای زیر را مشخص کنید.
5- به فاصله بین متن و لبههای سند، شیرازه (Gutter) گفته میشود.
6- رنگ زمینه صفحات نمیتواند ترکیبی از دو رنگ باشد.
گزینه صحیح را انتخاب کنید.
7- کدام گزینه جهت کاغذ را خوابیده و افقی تنظیم میکند؟
الف) Page Setup
ب) Landscape
ج) Portrait
د) Layout
8- برای تنظیم حاشیهها و جهت کاغذ کدام گروه از سربرگ Layout استفاده میشود؟
الف) Paragraph
ب) Styles
ج) Arrange
د) Page Setup
9- کدام گزینه متنی کم رنگ را در زمینه صفحه قرار میدهد؟
الف) Page Color
ب) Text Watermark
ج) No Watermark
د) Picture Watermark
10- با کدام گزینه میتوان متنهای روزنامهای و بروشورهای تبلیغاتی ایجاد کرد؟
الف) Styles
ب) Breaks
ج) Orientation
د) Columns
در جای خالی عبارت مناسب بنویسید.
11- برای ایجاد شکستگی در یک ستون و رفتن به ستون بعدی از کلیدهای میانبر ................... استفاده میشود.
12- به فاصله بین متن و لبههای سند، ................... میگویند.
به پرسشهای زیر پاسخ تشریحی دهید.
13- Background را تعریف کنید.
کارگاه عملی (صفحهٔ 73 تا 74 کتاب درسی)
1- فایل جدیدی باز کرده و آن را به نام 1ـ4_Fasl ذخیره کنید.
الف) در زمینه صفحه عبارت «واژهپرداز» بهصورت مورب و محو ظاهر شود.
ب) سایز صفحه A4 باشد.
ج) حاشیه سمت راست 2/5 سانتیمتر و حاشیه سمت چپ 2 سانتیمتر تعیین شود.
د) جهت صفحه افقی (Landscape)، باشد.
2- شعر زیر را بهصورت دو ستونی تایپ کنید.
خانه دوست کجاست؟ / پس به سمت گل تنهایی میپیچی
در فلق بود که پرسید سوار / دو قدم مانده به گل
آسمان مکثی کرد / پای فواره جاوید اساطیر زمین میمانی
رهگذر شاخه نوری که به لب داشت / و تو را ترسی شفاف فرا میگیرد
به تاریکی شنها بخشید و به انگشت / در صمیمیت سیال فضا، خشخشی میشنوی
نشان داد سپیداری و گفت / کودکی میبینی
نرسیده به درخت / رفته از کاج بلندی بالا
کوچه باغی است که از خواب خدا / جوجه بردارد از لانه نور
سبزتر است / و از او میپرسی
و در آن عشق به اندازه پرهای صداقت آبی است خانه دوست کجاست؟
میروی تا ته آن کوچه
که از پشت بلوغ سر بهدر میآرد
(سهراب سپهری)
درس دوم
هدف کلی واحدکار
توانایی طراحی صفحههای سند
هدفهای رفتاری
- ایجاد Section Breaks و Page Breaks
- درج سر صفحه (Header) و پاصفحه (Footer)
- درج شماره صفحه
- درج پاورقی (Footnote)
- ویژگی Hyphenation
گزینه Breaks
هنگام کار بر روی یک سند چند صفحهای، گاهی نیاز است که بخشبندیهایی را در آن اعمال کنید تا بتوانید کنترل بیشتری بر قسمتهای مختلف متن داشته باشید. اضافه کردن Break در این موارد میتواند مفید باشد. انواع مختلفی از شکست در سند وجود دارد که بسته به نیاز شما انتخاب میشود مانند: شکست صفحه (Page Break) و شکست بخش (Section Breaks).
درج Page Break
با صدور دستور Page Break، یک صفحه جدید ساخته شده و مکاننما در ابتدای آن قرار میگیرد. برای این کار، مکاننما را در جایی که میخواهید شکست صفحه ایجاد شود قرار داده و سپس از یکی از روشهای زیر استفاده کنید:
1- از سربرگ Layout و گروه Page Setup، گزینه Breaks و سپس Page را انتخاب کنید.
2- در سربرگ Insert، بر روی فرمان Page Break از گروه Pages کلیک کنید.
3- کلید Ctrl + Enter را برروی صفحه کلید فشار دهید.
روشهای بالا، اگر از محلی در میان متن انجام شود، مابقی متن را مانند شکل زیر به صفحه جدید منتقل میکند.
Section Breaks
شکست بخش باعث ایجاد مانعی بین قسمتهای مختلف یک سند میشود و به شما امکان میدهد هر بخش را بهطور مستقل قالببندی کنید. به زبان ساده، هر Section مانند یک بخش کاملاً مجزا عمل میکند. Section Breaks در چنین مواردی میتواند به شما کمک کند:
- هنگامی که نیاز دارید در بخشی از سند، سایز صفحه با قسمتهای دیگر، متفاوت باشد.
- زمانیکه در واحد کارهای مختلف کتاب، نیاز به سرصفحه، یا صفحههای متفاوت و در تایپ پایاننامههای دانشگاهی، نیاز به تنظیم شماره صفحههای مختلف برای هر واحدکار داشته باشید.
برای دسترسی به بخشهای مختلف Section Breaks از سربرگ Layout، گزینه Breaks را انتخاب کنید.
چگونه در یک سند بهصورت همزمان، صفحات Portrait و Land scape داشته باشیم؟
1- به ابتدای آن صفحه خاص بروید و مانند شکل زیر از زبانه Layout گزینه Break و سپس Next page را انتخاب کنید با این دستور یک بخش (Section) جدید در سند ایجاد میشود.
2- جهت صفحه را Landscape کرده و در پنجره Page Setup (شکل زیر) از قسمت Apply to گزینه This section را انتخاب کنید. بدین ترتیب جهت صفحات جدیدی که ایجاد میکنید افقی میگردند. برای برگرداندن جهت صفحه، به حالت Portrait، همین مراحل را تکرار کنید.
فعالیت کارگاهی (صفحهٔ 79 کتاب درسی)
سندی به نام Test شامل سه صفحه با سایز A4، صفحه اول و سوم با جهت عمودی و صفحه دوم با جهت افقی، مانند شکل زیر ایجاد کنید.
سرصفحه (Header) و پاصفحه (Footer)
سرصفحه بخشی از سند است که در حاشیه بالای تمامی صفحات سند تکرار میشود. پاصفحه آن بخش از سند است که در حاشیه پایین ظاهر شده و در تمامی صفحات تکرار میشود. سرصفحهها و پاصفحهها، معمولا حاوی اطلاعات اضافی مانند شماره صفحه، تاریخ، نام نویسنده و پاورقی هستند که میتوانند به سازماندهی بهتر اسناد کمک کرده و خواندن آنها را آسانتر کنند.
ایجاد سرصفحه و پاصفحه
روش اول: استفاده از سرصفحه و پاصفحههای آماده
1- از سربرگ Insert در قسمت Header&Footer، یکی از گزینههای Header یا Footer را انتخاب کنید.
2- طرح دلخواه خود را از میان سرصفحه یا پاصفحههای ظاهر شده، انتخاب کنید. اکثر طرحهای آماده، دارای مکانهایی برای افزودن اطلاعاتی مانند: عنوان سند، نام نویسنده، تاریخ و شماره صفحه میباشند، که شما میتوانید عنصر مورد نظر خود را در همان مکان درج نمایید.
3- با فشردن دکمه 
Close از این ناحیه خارج شوید.
روش دوم:
روی قسمتی از حاشیه بالا یا پایین سند خود دو بار کلیک کنید.
1- سرصفحه یا پاصفحه باز شده و سربرگ Design در انتهای سمت راست نوار Ribbon اضافه میشود.
2- اطلاعات دلخواه را در محل سرصفحه یا پاصفحه درج کنید.
3- با دوبار کلیک در خارج از ناحیه سرصفحه یا پاصفحه، به متن سند بازگردید.
فعالیت کارگاهی (صفحهٔ 82 کتاب درسی)
سرصفحه شکل زیر را ایجاد کنید.
بیشتر بدانید
برای برخی از اسناد، ممکن است مایل نباشید در صفحهٔ اول، Header و Footer نمایش داده شود، مثلاً هنگامی که صفحه اول صفحه عنوان است و بخواهید شماره صفحه را از صفحه دوم شروع کنید. برای پنهان کردن Header و Footer صفحه اول، در سربرگ Design، کادر کنار Different First Page را علامت بزنید.
برای ایجاد سرصفحه و پاصفحههای متفاوت در صفحات زوج و فرد سند، در سربرگ Design کادر کنار Different Odd & Even Page را علامت بزنید.
چگونه میتوان برای هر فصل یک پایاننامه دانشگاهی، سرصفحه و پاصفحه جداگانه تعریف کرد؟
برای ایجاد یک فصل جدید با سرصفحه و پاصفحه متفاوت، مکاننما را در جایی که باید فصل جدید آغاز شود قرار دهید. سپس از سربرگ Layout و گروه Page Setup، برروی دکمهٔ بازشوندهٔ Breaks کلیک کرده و از بخش Section Breaks گزینه Next Page را انتخاب کنید.
در زیر کادر سرصفحه بخش جدید، شماره Section جدید و گزینه Same as Previous را مشاهده میکنید.
به این ترتیب شماره بخش در نوار وضعیت، یک شماره افزایش مییابد. روی بخش سرصفحه یا پاصفحه در بخش جدید، دوبار کلیک کنید تا قابلیت ویرایش آن فعال شده و سربرگ Design به ریبون اضافه شود.
در سربرگ Design و گروه Navigation، گزینه Link to Previous را مشاهده میکنید که بهصورت پیشفرض روشن است. با کلیک روی آن، ارتباط این بخش با بخش قبلی قطع شده و عبارت Same as Previous که در زیر سرصفحه و پاصفحه دیده میشد ناپدید میگردد. اکنون هر سرصفحه و پاصفحهای که برای این فصل تعریف کنید سرصفحه و پاصفحهٔ فصلهای قبلی را تغییر نداده و با آنها متفاوت خواهد بود.
شمارهگذاری صفحه (Page Numbers)
نرمافزار Word امکان شمارهگذاری خودکار صفحات سند را به شما میدهد. شمارهها در طیف گستردهای از قالبهای عددی و حروف ارائه میشوند و میتوانند متناسب با نیاز شما سفارشی شوند. شماره صفحات معمولاً در سرصفحه، پاصفحه یا حاشیههای کناری قرار میگیرند.
برای شمارهگذاری سند به روش زیر عمل کنید:
1- در زبانه Insert، بر روی فرمان Page Number کلیک کنید.
2- یکی از گزینههای: بالای صفحه، پایین صفحه، حاشیه صفحه، مکان جاری (محلی که مکاننما قرار دارد) را برای درج شماره صفحه انتخاب کنید.
3- از قالبهای شمارهگذاری، یکی از مدلها را انتخاب کنید.
4- با فشردن کلید ESC از محیط سرصفحه یا پاصفحه خارج شده و آن را قفل کنید.
درج پاورقی (Footnote)
پاورقی توضیح اضافه، شرح و یا اظهارنظر کوتاهی است که در خارج از متن اصلی، در پایین صفحه قرار میگیرد و به خواننده در فهم بهتر مطلب کمک میکند. متن زیر را درنظر بگیرید:
«یکی از مهمترین چالشهای پیشروی دانشآموزان در زمینه تحصیل، تاب آوری است.»
اگر بخواهید یک پاورقی برای کلمه تابآوری قرار دهید، از روش زیر استفاده میکنید:
1- مکاننما را بعد از کلمه تابآوری قرارداده، سپس از سربرگ References و گروه Footnotes، روی گزینه Insert Footnote کلیک کنید.
2- با کلیک روی این دکمه، یک خط کوتاه در پایین صفحه کشیده شده و عدد 1 در زیر آن نوشته میشود که شما میتوانید در کنار آن، توضیح خود را بنویسید. در مثال بالا، توضیح موردنظر Resilience است. همچنین در متن اصلی نیز در کنار کلمهٔ انتخاب شده، عدد 1 بهصورت اندیس بالا قرار میگیرد.
تنظیمات پاورقی
با کلیک روی فلش کوچکی که در گروه Footnotes قرار دارد پنجره تنظیمات پاورقی باز میشود.
با کلیک روی دکمه Apply، تنظیمات موردنظر انجام میشوند.
فعالیت کارگاهی (صفحهٔ 87 کتاب درسی)
تنظیمات پاورقی را بهگونهای تغییر دهید که در شروع هر صفحه، شماره پاورقی از عدد 3 شروع شود.
ویژگی Hyphenation
هنگامی که یک کلمه به قدری بزرگ باشد که در انتهای خط جای نگیرد، Word آن را به خط بعد انتقال میدهد. شما میتوانید با استفاده از ویژگی Hyphenation، بخشی از کلمه را در خط بالا و بقیه را در خط بعدی بنویسید و با استفاده از خط تیره (Hyphen)، ارتباط آنها را با یکدیگر نشان دهید. به این ترتیب کلمات بیشتری در هر خط جای میگیرند و این به زیباتر شدن متن هم کمک میکند. لازم به ذکر است که این ویژگی فقط برای متون انگلیسی کاربرد دارد.
روش درج خط تیره (Hyphen)
پس از نوشتن متن انگلیسی، از سربرگ Layout و گروه Page Setup، گزینه Hyphenation را انتخاب کنید.
فعالیت کارگاهی (صفحهٔ 88 کتاب درسی)
صفحه جدیدی باز کرده و متن زیر را با فونت Times New Roman و سایز 12 و ضخیم در آن بنویسید.
Will books in the future be similar to the books you can buy today? The answer to this question is no. It will be electronic.
الف) تنظیم Hyphen را بر روی حالت خودکار قرار دهید.
ب) کل متن را انتخاب کرده و سایز آن را آنقدر زیاد کنید تا Word بهطور خودکار Hyphen را درج کند.
(دقت کنید که هنگام نوشتن متن، جهت و زبان صفحه انگلیسی و متن دارای کشیدگی دوطرفه باشد.)
واژهنامه
| زوج | Even | فرد | Odd |
| پاصفحه | Footer | شکست صفحه | Page Break |
| پاورقی | Footnote | شماره صفحه | Page Number |
| سرصفحه | Header | قبلی | Previous |
| درج Hyphen | Hyphenation | شکست بخش | Section Break |
| بعدی | Next | ||
آزمون تئوری (صفحهٔ 90 تا 91 کتاب درسی)
معادل گزینههای «ستون الف» را از «ستون ب» انتخاب کنید.
«ستون الف»
1- فرد
2- پاورقی
3- بعدی
4- قبلی
«ستون ب»
الف) Next
ب) Previous
ج) Odd
د) Footnote
هـ) Even
درستی یا نادرستی گزینههای زیر را مشخص کنید.
5- منظور از Odd Page صفحات زوج و Even Page صفحات فرد است.
6- با صدور دستور Page Break یک صفحه جدید ساخته شده و مکاننما در ابتدای آن قرار میگیرد.
گزینه صحیح را انتخاب کنید.
7- از کدام سربرگ برای ایجاد پاورقی استفاده میشود؟
الف) Review
ب) Insert
ج) References
د) Layout
8- کلید میانبر ایجاد شکست صفحه کدام گزینه است؟
الف) Alt + Enter
ب) Shift + Enter
ج) Ctrl + Space
د) Ctrl + Enter
9- برای عدم نمایش سرصفحه و پاصفحه در صفحه اول، کدام گزینه مناسب است؟
الف) انتخاب کادر Different Odd & Even Page از سربرگ Design
ب) انتخاب کادر Different First Page از سربرگ Design
ج) انتخاب کادر Different Odd & Even Page از سربرگ Insert
د) انتخاب کادر Different First Page از سربرگ Insert
10- کدام گزینه برای ایجاد شماره صفحه در محل مکاننما به کار میرود؟
الف) Top of Page
ب) Bottom of Page
ج) Current Position
د) Page Margin
در جای خالی عبارت مناسب بنویسید.
11- Header به .................. صفحه اضافه میشود.
12- کلید Hyphen علامت .................... روی صفحه کلید است.
به پرسشهای زیر پاسخ تشریحی دهید.
13- سرصفحه و پاصفحه را تعریف کنید.
14- روشهای ایجاد یک صفحه جدید را بنویسید. (3 مورد)
15- کاربرد اجزای مشخص شده در شکل را بنویسید.
کارگاه عملی (صفحهٔ 91 کتاب درسی)
1- فایل جدیدی باز کرده و آن را به نام 2-4-Fasl ذخیره کنید.
الف) در داخل فایل چهار صفحه جدید ایجاد کنید.
ب) برای صفحات زوج، سرصفحهای با عنوان «واژهپرداز 2016 Word» ایجاد کنید.
ج) برای صفحات فرد، سرصفحهای با عنوان «فصل چهارم» ایجاد نمایید.
د) در صفحه اول سند، سرصفحه نمایش داده نشود.
هـ) در انتهای تمام صفحات، شماره صفحه با تراز وسط نمایش داده شود.
و) تنظیم Hyphen را برای کل سند در حالت خودکار قرار دهید.